An dem Tag sind wir leider ausgebucht
Das Hauptproblem bei der Buchung eines Teamevents ist meist die Verfügbarkeit zum Wunschtermin! Nachdem Sie verschiedene Ideen für das nächste Event definiert haben, beginnen Sie Verfügbarkeiten zu klären. „Leider sind wir an dem Tag bereits ausgebucht“ hören Sie regelmäßig. Überraschend oft hören Sie dann „aber wir können Ihnen einen Tag später anbieten“. Das macht für Sie jedoch keinen Sinn, denn sonst hätten Sie auch diesen Tag angefragt.
Final bleiben nur die verfügbaren Events, die in Ihrer Präferenzliste nicht unbedingt oben stehen. Ein Beispiel aus der Praxis: Ihre Entscheidung fällt auf einer Weinprobe. Sie suchen online nach Anbietern in Ihrer Stadt, Bilder der Locations, Kursinhalten. Sie rufen an: Ausgebucht! Und dies bei vier Locations. Für Sie ein immenser zeitlicher Aufwand!
Mindest- oder Maximalpersonenzahl
Nahezu alle exklusiven Events setzen eine Mindestpersonenzahl voraus. Doch zum Zeitpunkt Ihrer Anfrage kennen Sie die Personenzahl nur ungefähr. Wie erklären Sie der Geschäftsleitung die Rechnung über 24 Personen, wenn final nur 14 Gäste beim Event waren? Zudem ist es auch alles andere als „gemütlich“, wenn Sie mit 8 Personen in einem Nebenraum für 32 Gäste sitzen. Schlimmer noch, wenn es kurz vor dem Event heißt „die acht Kollegen aus München kommen auch noch“, doch die gebuchte Location nur Platz für vier weitere Gäste hat.
Alles Punkte, die die Verfügbarkeit einschränken.
Personenzahl kein Problem
Selbstverständlich benötigen auch wir eine gewisse Personenzahl vorab. Eine Mindestpersonenzahl haben wir nicht. Wir können mit der ungefähren Teilnehmerzahl arbeiten und benötigen die finale Zahl erst 3-4 Tage vor dem Event, wobei es immer einfacher ist, es werden final 8 weniger, als 8 mehr. Aber auch 8 mehr bekommen wir hin.
Termin so früh wie möglich reservieren
Sobald ein Termin feststeht, macht der folgende Ablauf für alle Seiten Sinn:
- Sie nennen uns Ihren Wunschtermin sowie
- eine ungefähre Teilnehmerzahl
- Vier Wochen vor dem Event fragen wir an, ob der Termin noch steht
- Falls ja, beginnen wir mit der Organisation, unabhängig der Teilnehmerzahl
Kurzfristige Eventanfragen
Unsere Erfahrung zeigt, dass es nach wie vor viele kurzfristige Eventanfragen gibt. Unser Ansatz ist auch darauf ausgelegt und wir können zu 99,9% liefern. Selbstverständlich macht es Sinn, einen möglichen Termin so früh wie möglich reservieren zu lassen.
